Policy

Resepolicy

Distrikts/ Regionala/ Nationella och Internationella tävlingar beslutas i samråd med tränare, förälder och gymnast.

Totala rese-, logi och matkostnader betalas till 100% av gymnast. Kostnaderna faktureras gymnasten/gymnasternas familj i efterhand.

Medföljande tränare står föreningen för kostnaderna.

Lägerpolicy

Alla läger beslutas i samråd med berörd tränare, förälder och gymnast. Anmälan görs oftast av gymnasten/ gymnastens familj.

Startavgift och administrativ avgift

Anmälan till tävling görs av tränare. Anmälningsavgift och administrativ avgift faktureras i efterhand till gymnasten/gymnasternas familj.

Policy för resor och boende vid tävlingar

Vid tävlingar är det medföljande tränare som bokar resor och boende till samtliga deltagande gymnaster, oavsett tävling. Detta för att tränarna och styrelsen i föreningen önskar att tränare och gymnaster transporteras och bor tillsammans under tävlingsarrangemang. Anledningarna till detta är många, men främst handlar det om en önskan att kunna erhålla en miljö där gymnasterna tillsammans med sin tränare i lugn och ro kan förbereda sig och koncentrera sig på tävlingen. Detta tror Landskrona Kvinnliga GF bäst uppnås genom att medföljande tränare ansvarar för både bokning och omhändertagande av gymnasterna vid tävling.

Föräldrar är givetvis välkomna att följa med på tävling, men de ansvarar själva för sitt eget boende och resa. Föreningen önskar även att medföljande föräldrar respekterar de riktlinjer vi generellt har vid tävlingar och att de inte förhindrar uppladdningen inför tävlingar.

Föräldrarnas ansvar vid resor och boende vid tävlingar ligger i att vara införstådd med vem som skall åka på vilken tävling. Om det inte är möjligt för ens barn att delta vid en specifik tävling förväntas föräldern meddela detta till medföljande tränare så fort som möjligt, annars finns det en risk att resa och boende bokas ändå.

Medföljande tränare uppmanas att använda sig av föreningens avtal med SJ, SAS och Scandic vid bokning, för att göra resorna och boendet så billigt som möjligt.

Alkohol- och drogpolicy

Grundsyn

Landskronan Kvinnliga GF är en ideell förening där huvudinriktningen i verksamheten är rytmisk gymnastik. I vår förening finns en stor målgrupp barn och ungdomar, just nu enbart flickor mellan 7-17 år. Vi vill ta ansvar och erbjuda dem en alkohol- och drogfri uppväxtmiljö.

Våra ledare är och skall verka som goda förebilder och sträva efter god livsstil samt ge ungdomar en god självkänsla.

Vi vill genom att verka för en alkohol- och drogfri verksamhet visa att vi tar vårt ansvar. Alkohol- och drogpolicyn berör alla i föreningen Landskrona Kvinnliga GF.

Vad är droger?

Nedan listade droger uppfattar vår förening som drog och aktiva samt ledare bör avstå ifrån dessa vid aktiviteter som vår förening ansvarar för:

Tobak, snus, alkohol, narkotika, anabola steroider, beroendeframkallande läkemedel.

Vad gör jag?

Vid misstanke om att användning av droger föreligger, ska föräldrarna snarast kontaktas av ledare för information, om personen är under 18 år. Vid misstanke om att hantering eller bruk av narkotika, anabola steroider eller langning föreligger, ska du kontakta polisens gatulangningsgrupp och socialförvaltningens fältsekreterare för information. Om misstanke bekräftas, ska personen avstängas från sin aktivitet i föreningen under den tid som föreningen bestämmer i det enskilda fallet.

Ansvar

Ansvarig ledare ska tillsammans med föräldrar se till att drogpolicyn efterlevs av gymnasterna. Ordförande ansvarar för föreningens övergripande arbete med drogpolicyn och att den sprids till alla medlemmar och ledare.

Förankring

Policyn ska informeras till de aktiva.
Policyn exponeras på hemsidan.
Vid medlemsmöten ska policyn tas upp för diskussion, betydelsen och syftet med den ska klargöras.

Integritetspolicy

Landskrona Kvinnliga Gymnastikförening (LKGF) bedriver tränings- och tävlingsaktivitet för rytmisk gymnastik. I allmänhet behöver LKGF samla in och lagra personliga kontaktuppgifter för att kunna kontakta:

aktiva och deras målsmän angående träningstider
aktiva och deras målsmän angående tävlingstider
aktiva och deras målsmän om andra viktiga händelser i klubben
sponsorer och andra viktiga samarbetspartners i ärenden runt klubben
övriga aktörer som har en roll i att få föreningens verksamhet att fungera

Dessa kontaktuppgifter hanteras i olika databaser som sparas i enlighet med GDPR:s bestämmelser runt säkerhet.

Styrelsen utser ansvarig person / ansvariga personer som har hand om införande, insyn, ändringar och borttagning av data i dessa databaser. Se bilaga 1.

LKGF har som allmän rutin att aldrig lämna ut uppgifter från dessa register till någon utomstående. Ett undantag från denna rutin måste föregås av ett beslut i styrelsen, som då måste ta GDPR i beaktande, innan ett beslut fattas.

Begäran om hantering av personuppgifter

LKGF ska omgående utföra sådana uppgifter som begärs av privatperson angående insyn i vad som är sparat, ändring av data eller borttagning av deras egna uppgifter eller deras barns uppgifter. Ansvarig på LKGF ska omgående logga in och ta fram data för att utföra ändring, borttagning eller annan åtgärd som begärts.

Allmän hantering av personuppgifter

Som bilaga 2 till denna rutin finns LKGF:s "Integritetspolicy" som ska användas i alla utskick och på alla blanketter och eventuella andra format där personliga data samlas in. Integritetspolicyn innefattar information till privatperson om hur deras uppgifter behandlas och hur de ska göra för att få insyn i vad LKGF sparat och hur de kan ändra eller ta bort denna data.

LKGF uppdaterar medlemslistor och samarbetslistor med jämna mellanrum. Policyn syftar till att personuppgifter ska raderas 12 månader efter att de inte längre anses vara aktiva i föreningen. Medlemslistor uppdateras flera gånger om året i samband med att terminsavgifter betalas och övriga listor i samband med att dessa har en naturlig avstämningspunkt, som exempelvis årligen för sponsorer när förlängning av sponsoravgift diskuteras.

Exempel på raderingspunkter är:

för aktiva (och deras målsmän), när de inte betalat medlemsavgift på mer än 12 månader. Terminsavgifter betalas tre gånger om året, när man missat tre stycken är det 12 månader sedan man senast betalade och då bedöms man inte längre vara aktiv och ska tas ur registren.
för sponsorer gäller att man betalar årsavgift en gång varje år och sedan löper sponsringsåtagandet på under de närmaste 12 månaderna. Om en sponsor väljer att sedan inte vara med nästa år, ska vi stämma av efter ytterligare 12 månader, är de då fortfarande inte med som sponsor, ska kontaktuppgifterna raderas. Detta innebär att kontaktuppgifter till en sponsor raderas senast 24 månader efter att de senast betalade avgiften - då ligger deras uppgifter kvar i databasen max ett år sedan de avslutade sitt senaste sponsringsåtagande.

Det kan finnas andra exempel på typer av partners och samarbeten som ingås av föreningen, även för dessa ska gälla principen om att personuppgifter ska raderas 12 månader efter att de inte längre har någon aktiv koppling till föreningens verksamhet. Genomgången och uppdateringen av listorna ska göras av den av styrelsen utsedda person, Emma Sandell, emma.sandell@hotmail.se